จัดทำเอกสารทางกฎหมายและสัญญา บันทึกข้อตกลง

"เอกสารที่กฎหมายบังคับให้ต้องจัดทำ" หมายถึง เงื่อนไขความมีผลแห่งนิติกรรมซึ่งหากฝาฝืนไม่จัดทำตามแบบที่กฎหมายกำหนดย่อมส่งผลให้นิติกรรมนั้นตกเป็นโมฆะ

หากใช้เกณฑ์เรื่องผลของนิติกรรมเป็นเกณฑ์ สามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภท คือ

1) แบบที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ เจตนารมณ์การกำหนดแบบนี้มุ่งหมายเพื่อคุ้มครองบุคคลภายนอก ซึ่งอาจได้รับความเสียหายเนื่องจากปราศจากการรับรู้ข้อมูลที่คู่สัญญาเดิมได้ตกลงกันไว้ กฎหมายจึงคุ้มครองเนื้อหาที่ปรากฏในเอกสารสัญญา หากมีบุคคลภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นนิติกรรมสำคัญ อาทิ สัญญาซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขายเรือที่มีระวางตั้งแต่ห้าตันขึ้นไป สัญญาซื้อขายแพหรือสัตว์พาหนะ สัญญาขายฝากอสังหาริมทรัพย์หรือเรือที่มีระวางตั้งแต่ห้าตันขึ้นไป สัญญาให้อสังหาริมทรัพย์หรือเรือที่มีระวางตั้งแต่ห้าตันขึ้นไป สัญญาจำนอง เป็นต้น

2) แบบที่กฎหมายกำหนดว่าต้องทำเป็นหนังสือ แบบประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่หรือทำต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ เพียงแค่กฎหมายบังคับให้คู่กรณีที่แสดงเจตนาทำนิติกรรมนั้น จะต้องทำหนังสือไว้เป็นหลักฐานระหว่างกันเอง เจตนารมณ์ของกฎหมายที่มีการกำหนดแบบประเภทนี้ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ของสาธารณชนในการเข้าตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นจากฐานข้อมูลของรัฐ แต่เป็นเพราะกฎหมายเห็นว่านิติกรรมสัญญาบางชนิดมีความสำคัญมากกว่านิติกรรมสัญญาทั่วไป จึงควรได้รับการบังคับให้ทำเป็นหนังสือ เพื่อให้มีหลักฐานที่ชัดเจนแน่นอน เป็นประโยชน์ต่อการอ้างข้อตกลงกันในสัญญาระหว่างคู่สัญญาและกระบวนพิจารณาคดีของศาล นิติกรรมสัญญาชนิดที่ต้องทำตามแบบประเภทนี้ หากไม่ทำตามที่กฎหมายกำหนด ส่งผลให้นิติกรรมสัญญานั้นตกเป็นโมฆะ นิติกรรมสัญญาที่ต้องทำตามแบบประเภทนี้ เช่น สัญญาเช่าซื้อ สัญญาตั้งตัวแทนเพื่อกิจการอันมีกฎหมายบังคับให้ต้องทำเป็นหนังสือ การโอนหุ้นชนิดระบุชื่อไว้ในใบหุ้น เป็นต้น

3) แบบที่กฎหมายกำหนดไว้โดยเฉพาะเจาะจง เจตนารมณ์ของกฎหมายในการกำหนดแบบประเภทนี้คือ ต้องการให้นิติกรรมสัญญาบางชนิดมีหลักฐาน จึงต้องสร้างวิธีการไว้ให้เอกชนปฏิบัติ เช่น ให้มีพยานบุคคล และลงลายมือชื่อรับรองถึงการมีอยู่ของการแสดงเจตนานั้น เช่น พินัยกรรมแบบธรรมดา พินัยกรรมแบบเขียนเองทั้งฉบับ สัญญากู้ยืมเงินกว่าสองพันบาทขึ้นไป สัญญาค้ำประกัน เป็นต้น

4) เอกสารที่กฎหมายไม่บังคับให้ต้องจัดทำ เอกสารบางจำพวกกฎหมายไม่ได้มีเจตนารมณ์มุ่งคุ้มครองทั้งในทาง พยานหลักฐานและประโยชน์ของบุคคลภายนอกถึงขนาดกำหนดให้นิติกรรมที่ไม่ได้ทำให้ถูกต้องมีอันต้องตกเป็นโมฆะ แต่เอกสารที่กฎหมายไม่ได้บังคับให้ต้องจัดทำหรือหลักฐานแสดงสิทธินี้เป็นเอกสารซึ่งแม้เอกชนไม่ได้จัดทำเอกสารดังกล่าวลำพังการแสดงเจตนาก็ไปก่อเกิดเป็นนิติสัมพันธ์ได้ไม่เพียงแต่กฎหมายมุ่งประสงค์ไม่ให้เกิดข้อยุ่งยากในการพิสูจน์พยานหลักฐานในกรณีที่นิติกรรมเรื่องนั้นๆ เกิดข้อพิพาท กฎหมายจึงวางระบบให้เอกชนผู้ทำนิติกรรมสัญญาเสียสิทธิไปในบางประการหรือในบางกรณีก็ไม่รับรองการมีอยู่ของนิติกรรมเรื่องนั้น ซึ่งอาจส่งผลต่อการฟ้องร้องบังคับคดี หรือใช้เป็นหลักฐานในความมีอยู่แห่งนิติกรรม เอกสารจำพวกนี้เป็นเอกสารซึ่งเอกชนนิยมจัดทำขึ้นไว้เป็นเพื่อเป็นหลักฐานแสดงถึงการมีอยู่ของการแสดงเจตนาหากมีข้อพิพาทเกิดขึ้น เช่น สัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างทำของ การแสดงเจตนารับสภาพหนี้ เป็นต้น

    เอกสารแต่ละประเภทดังกล่าวได้อธิบายเจตนารมณ์ที่กฎหมายมุ่งจะคุ้มครองทั้งเอกสารและเนื้อความในเอกสารเพื่อให้มีความหนักแน่นเป็นที่น่าเชื่อถือ ซึ่งกฎหมายมุ่งคุ้มครองคู่สัญญาไม่ให้แสดงเจตนาทำนิติกรรมไปโดยสำคัญผิด แสดงเจตนาเพราะกลฉ้อฉล หรือเพราะถูกข่มขู่ 

บันทึกข้อตกลง

"บันทึกข้อตกลง (Memorandum Of Agreement) หรือ MOA" เป็นหนังสือหรือสัญญา ซึ่งมีข้อความที่ระบุหลักเกณฑ์หรือวิธีการให้บุคคลที่เกี่ยวข้องต้องปฏิบัติหรือดำเนินการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่ตกลง หรือตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ สำหรับ MOA หรือบันทึกข้อตกลงนั้นกฎหมายให้ความคุ้มครอง เพราะข้อตกลงก็คือสัญญา ดังนั้นหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งประพฤติผิดสัญญา อีกฝ่ายหนึ่งก็สามารถฟ้องร้องดำเนินคดีตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ได้

"บันทึกความเข้าใจ (Memorandum Of Understanding ) หรือ MOU" หมายถึง การจัดทำหนังสือโดยฝ่ายหนึ่งแสดงความสมัครใจจะปฏิบัติการอย่างหนึ่งอย่างใด และตามเงื่อนไขที่ปรากฎในหนังสือนั้นกับอีกฝ่ายหนึ่งโดยที่หนังสือนี้ไม่ถือว่าเป็นสัญญาผูกมัด แต่แสดงความต้องการอันแน่วแน่ของผู้ลงนามว่าจะปฏิบัติดังที่ได้ระบุไว้และอีกฝ่ายหนึ่งก็มีความเข้าใจอย่างเดียวกัน หากฝ่ายใดไม่ปฏิบัติตามบันทึกความเข้าใจดังกล่าว อีกฝ่ายหนึ่งก็ไม่สามารถฟ้องร้องในทางคดีได้ ทั้งนี้ต้องพิจารณาเนื้อหาเป็นกรณีไปว่า MOU ที่ทำไว้นั้นเข้าลักษณะเป็นข้อตกลงหรือสัญญาหรือไม่